COME SALVARE DA WORD UN DOCUMENTO IN FORMATO PDF/A

Il  modo più facile per salvare un documento in formato PDF/A è quello di creare il documento in Word e modificare le opzioni di salvataggio. Questo articolo vi spiega come procedere.

Il formato PDF/A è uno standard internazionale per i documenti (ISO 19005) pensato per la conservazione a lungo termine dei documenti. Il formato PDF/A può essere richiesto per l’invio di document alla Pubblica amministrazione oppure come nostra scelta anche nell’invio di documenti ai privati.

Il formato PDF/A è a sua volta diviso in 2 livelli: il PDF/A-1a che rappresenta il massimo livello e il PDF/A-1b che rappresenta il minimo livello richiesto. Il presente articolo non affronta tale distinzione, accenniamo che si basa sull’assenza di rimandi all’esterno del documento (ad es. per font, immagini che possono essere prelevabili dall’esterno), contenendo il documento nel suo livello massimo tutte le informazioni necessarie per visualizzarlo.

Forniamo di seguito tutti i passaggi da seguire per la produzione di un documento in formato PDF/A con Word.

  1. Aprire o creare il documento in Word
  2. Menu file / salva con nome
  3. Sfoglia / scegliere la cartella di destinazione (in cui verrà salvato la versione del documento in formato PDF/A)
  4. Salva come: scegliere PDF
  5. Opzioni: scegliere conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)
  6. Salva

La procedura su indicata consente di creare in modo semplice e veloce un PDF/A, inoltre presenta il vantaggio che se al al prossimo utilizzo verrà scelto il salvataggio in formato PDF non sarà necessario ripetere l’intera procedura, essendo già memorizzata l’opzione PDF/A. Se invece si desidera tornare a salvare in formato PDF senza l’opzione PDF/A, allora è sufficiente deselezionare tale opzione, al passaggio 5 della procedura su indicata.

In base al tipo di esigenza esistono procedure diverse, anche per la velocizzazione e semplificazione delle operazioni ripetitive, al fine di evitare errori e per organizzare le procedure d’ufficio all’interno di un vero e proprio gestionale personalizzato. Il nostro Studio di occupa della formazione e consulenza pratica su questi ed altri temi. Potete contattarci senza impegno oppure approfondire le nostre aree d’intervento facendo click sul menu servizi. Buon lavoro!

 

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