WORD ORDINE ALFABETICO

COME ORGANIZZARE IL DOCUMENTO WORD IN ORDINE ALFABETICO UTILIZZANDO I TITOLI

La procedura descritta in questo articolo è utile per creare con Word cataloghi in ordine alfabetico ed altri tipi di documenti come elenchi, knowledge base, glossari e simili. Inoltre contiene informazioni sui vantaggi di utilizzare le funzioni di struttura in word (arricchimento del documento con funzioni utili al lettore e miglioramento della comunicazione anche sul piano dei contenuti).

Word consente di organizzare il documento in base ad una struttura gerarchica di livelli (ad albero espandibile) nella quale ciascun paragrafo si trova sotto un proprio titolo di livello (Titolo 1, Titolo 2, ecc.).

Nel seguente esempio si indicano tutti i passaggi da seguire:

  1. Creare il titolo: scrivere il testo del titolo e battere il tasto invio. Scrivere il paragrafo. Selezionare il titolo scritto in precedenza. Fare click sulla voce di menu HOME poi fare click su TITOLO 1 all’interno del riquadro STILI. Ripetere per tutti i paragrafi, creando per ciascun paragrafo il titolo come indicato.
  2. Visualizzare la struttura del documento: fare click sulla voce di menu VISUALIZZA poi all’interno del gruppo STILI fare click su STRUTTURA. All’interno del gruppo STRUMENTI STRUTTURA nella casella di selezione MOSTRA LIVELLO scegliere il LIVELLO 1
  3. Ordinare i paragrafi in base al titolo: fare click sulla voce di menu HOME e poi selezionare tutti i titoli e nel gruppo PARAGRAFO fare click su ORDINA (icona AZ freccia)
  4. Inserire il Sommario: fare click sulla voce di menu RIFERIMENTI gruppo SOMMARIO

Vantaggi anche sul piano della comunicazione

Possiamo concludere che è meglio organizzare il documento word utilizzando le apposite funzioni di titoli, paragrafi, ecc. presenti in HOME/STILI. Il difetto d’abitudine che spesso riscontriamo è che l’utente crea i titoli del documento utilizzando soltanto le funzioni di formattazione (grassetto, dimensione testo, ecc.) invece è indicato utilizzare le funzioni di struttura (HOME/STILI). +

Non utilizzare gli stili comporta l’illusione di risparmiare tempo. Si tratta di una falsa convinzione perché impedisce ad esempio di ordinare il documento in ordine alfabetico come descritto nel presente articolo, impedisce di creare automaticamente un indice/sommario, di poter navigare tra i paragrafi utilizzando i link ed altri vantaggi collegati all’utilizzo di funzioni.

Dal punto di vista dei contenuti, abituarsi ad organizzare il documento per livelli favorisce lo sviluppo logico e la chiarezza espositiva. Perciò l’organizzazione del documento in base ai livelli non rappresenta unicamente una questione informatica ma comporta vantaggi dal punto di vista della comunicazione.

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